KPIs im Eventmanagement - Ihr Leitfaden für eine erfolgreiche Analyse

Behalten Sie Ihre Veranstaltungsziele im Überblick und planen Sie erfolgreich Ihre Events mit den 7 wichtigsten Kennzahlen

KPIs - Der Schlüssel zum Event-Erfolg

Der Begriff KPI ist die Kurzform für Key Performance Indicator und bezeichnet Kennzahlen, die bestimmte Leistungen einer Aktion feststellen und evaluieren. Die Offenlegung der KPIs unterstützt bei der Kontrolle und Optimierung der Unternehmensziele sowie Prozesse und ermittelt, in welchen dieser Prozesse Verbesserungspotenzial vorliegt. Für die Leistungsmessungen werden - je nach Bereich - verschiedene Kennzahlen benötigt. Während sich die KPIs im Online Marketing auf Kennzahlen wie beispielsweise Seitenaufrufe, Conversion Rate, Visibility und Bouncerates konzentrieren, geht es bei den KPIs im Eventmanagement um Leistungskennzahlen wie etwa die Anzahl der Anmeldungen, Social Media-Engagement, Umsätze oder wiederkehrende Teilnehmer.
Die Anwendung und Evaluierung von relevanten KPIs ist der Schlüssel für eine reibungslose Veranstaltungsorganisation.  Durch die regelmäßige Analyse und Optimierung der KPIs können Tendenzen berücksichtigt werden, indem positiven Trends nachgegangen wird und negative Entwicklungen vermieden werden. Jedoch hat sich herausgestellt, dass es am zielführendsten ist, sich anfangs auf einen KPI zu fokussieren, diesen zu optimieren und anschließend die nächsten Kennzahlen zu behandeln.
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7 KPIs im Eventmanagement

1. Anmeldungen und Event-Teilnehmer

Die Erhebung der Anzahl der Event-Anmeldungen ist wohl die naheliegendste Maßnahme, um den Erfolg einer Veranstaltung zu bewerten. Im Idealfall wird zusätzlich auch der Zeitpunkt der Anmeldungen in die Analyse mit einbezogen, um festzustellen, ob gewisse Marketingmethoden zur Anmeldung führten. Außerdem ist es empfehlenswert zu überprüfen, wie viele angemeldete Teilnehmer bei der Veranstaltung tatsächlich anwesend waren. Besteht eine große Abweichung zwischen angemeldeten Teilnehmern und den Besuchern vor Ort, gilt es zu erfragen, aus welchem Grund sich die angemeldeten Personen letztlich gegen den Besuch der Veranstaltung entschieden haben. Ein gutes Einladungs- und Teilnehmermanagement, das von der Anmeldung, über den Ticketversand, bis zum Check-In reibungslos abläuft, liefert hier die exakten Daten und erleichtert damit die Analyse.


2. Wiederkehrende Teilnehmer
Bei Events, die öfter als ein Mal stattfinden, ist es interessant zu erfahren, ob das Event-Format gut bei der Zielgruppe ankommt. Die Kennzahl der wiederkehrenden Teilnehmer gibt demnach Auskunft über die Anzahl der Stammkunden - also jene Besucher, die nochmals bei dem Event dabei sind. Durch den erneuten Besuch der Veranstaltung, lässt sich von einer hohen Kundenzufriedenheit ausgehen. 


3. Umsatz

Nicht nur die Höhe des Gesamtumsatzes ist enorm wichtig, sondern nachzuvollziehen wo der Umsatz in welcher Höhe generiert wurde, ist essentiell für eine reibungslose Veranstaltungsorganisation. Zudem kann in Erfahrung gebracht werden, durch welche Zielgruppe wie viel Umsatz erreicht wurde oder welche Ticketkategorie besonderen Absatz gefunden hat.


4. Gewinn

Neben dem erzielten Umsatz ist vor allem auch die Höhe des Gewinns nach Abzug aller Kosten von Bedeutung und gibt Aufschluss über mögliche Minimierungen der Kosten und Einsparungspotenzial für zukünftige Veranstaltungen.


5. Conversion-Rate

Durch die Conversion-Rate wird die Anzahl der Personen, die über eine bestimmte Veranstaltung informiert sind, ersichtlich. Hier ist das Verhältnis der Website-Besucher zu den tatsächlichen Veranstaltungsanmeldungen interessant. Indem Sie die Anzahl der Seitenzugriffe auf Ihrer Landing-Page mit der Anzahl der verkauften Tickets vergleichen, erhalten Sie die Conversion-Rate. Ist das Verhältnis zu groß,  verlassen viele Website-Besucher die Landing-Page noch vor dem Kauf. Diese Erkenntnis lässt auf ein Verbesserungspotenzial der Landing-Page beispielsweise hinsichtlich Design, Text oder Bildern schließen.


6. E-Mail Marketing

Eine gute Marketingstrategie ist unerlässlich für ein erfolgreiches Eventmanagement. Für das Bewerben einer Veranstaltung kann etwa das E-Mail Marketing ein sehr nützliches Tool sein. Die entsprechenden Kennzahlen dafür ist unter anderem die sogenannte Öffnungsrate bzw. die Anzahl der Klicks auf den Anmeldelink. Durch die Ergebnisse kann festgestellt werden, wie viele Personen die E-Mail geöffnet haben und wie viele davon den Anmeldungslink tatsächlich verfolgt haben. Essentiell ist hier ein funktionierendes Eventtool , das genau diese Vorgänge nachvollziehbar macht bzw. automatisch gesteuerte Erinnerungsmails an jene Empfänger versendet, welche die E-Mail noch nicht geöffnet haben.


7. Social Media-Engagement und Plattformen

Die Vermarktung eines Events über Social Media Kanäle bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten, die Veranstaltung unter der entsprechenden Zielgruppe publik zu machen. Von Social Media-Engagement ist die Rede, wenn Kunden auf veröffentlichte Posts der Veranstalter reagieren. Evaluiert werden Kommentare und die Anzahl der geteilten Beiträge, die sich positiv auf die Bekanntheit der Veranstaltung auswirken. Je öfter ein Post kommentiert oder geteilt wurde, desto erfolgreicher scheint der Beitrag  und in weiterer Folge das Event selbst zu sein.  Inhalte, die den Usern gefallen oder aber nicht gut ankommen können so ermittelt werden. In diesem Zusammenhang ist die Ermittlung von sogenannten Hashtags wichtig, die einerseits von Usern verwendet werden aber auch von Veranstalterseite in Umlauf gebracht werden sollten. Lassen sich die Hashtags zuordnen, lässt sich filtern, in welchem Ausmaß, von welcher Zielgruppe diese wie oft gebraucht werden. 

Fazit: KPIs liefern wichtige Hinweise, um den Erfolg einer Veranstaltung zu messen bzw. positive Trends zu filtern. Je nach Event-Zielsetzung, fallen unterschiedliche KPIs für die Eventorganisation unterschiedlich ins Gewicht. Grundsätzlich ist aber eine ausreichende Vorausplanung und Organisation die Basis für den Eventerfolg. Um die Auswertung der einzelnen KPIs zu erleichtern bzw. zu automatisieren, empfiehlt sich der Einsatz einer Event Management Software, die dem Veranstalter eine passende Lösung für ein unkompliziertes Einladungs- sowie Einlassmanagement bietet. Durch die Live-Statistik lässt sich die aktuelle Teilnehmeranzahl verfolgen. mtms bietet mit dem ticketorganizer.at zusätzlich ein eigenes Ticketportal für Veranstalter, um die Reichweite Ihres Events und damit die Ticketumsätze zu erhöhen.